Si bien la gestión de riesgos es un componente crítico de la gestión de proyectos, la mayoría de las empresas con las que he trabajado o a la que les he consultado, la clasifican constantemente como el área de conocimiento peor implementada dentro de sus organizaciones.
¿Por qué pasa esto?
Viendo un poco la historia de la gestión de proyectos en distintas empresas, estas son algunas de las razones clave que encontramos:
Los registros de riesgos del proyecto se crean temprano durante el inicio o la planificación del proyecto y no se revisan ni actualizan nunca más o raramente
Los eventos de riesgo del proyecto son demasiado genéricos, no procesables, o de impacto intrascendente para que los propietarios de la respuesta al riesgo los tomen en cuenta
Los planes de respuesta al riesgo tienen una visibilidad insuficiente, o una definición poco clara, para merecer la adopción de medidas y su finalización
Los sesgos de riesgo no se normalizan o estandarizan, lo que resulta en una falta de credibilidad para las probabilidades, los impactos y los planes de respuesta
Muchas veces los riesgos, a pesar de ser reconocidos por los gestores de proyecto, se dejan fuera porque, de incorporarlos, los costos de proyecto harían a este inviable
Lo obvio no siempre es claro y entendido por todos de la misma manera, y se dan por sentadas cosas que luego no ocurren, u ocurren de manera muy diferente de lo planteado
Entonces, ¿Qué es lo recomendable?
Si bien no me considero dueño de la verdad, sé, por experiencia, que algunas cosas funcionan.
Hay que considerar la gestión de riesgos como una póliza de seguro para nuestro proyecto e invertir la cantidad correspondiente de esfuerzo en la práctica, como lo haríamos en los costos de una póliza de seguro, lo que podría traducirse entre un 1% y un 2% del esfuerzo / costo total de nuestro proyecto
Con ese tipo de financiación, deberíamos:
Concentrarnos en un conjunto pequeño y manejable de eventos de riesgo críticos, asegurando así que la alta dirección los tomará en cuenta ya que no les requerirá demasiado de su valioso tiempo en el análisis
Concentrarnos en los impactos comerciales al elaborar las declaraciones de eventos de riesgo
Construir los planes de respuesta al riesgo desarrollados durante la planificación del proyecto directamente en el cronograma del proyecto para que sus actividades merezcan la misma visibilidad que las tareas del proyecto dentro del alcance.
Revisar y actualizar el registro de riesgos en cada reunión de equipo del proyecto, así como después de cada cambio importante en el mismo.
Hacer un análisis de los otros riesgos que aparecen al dispararse un riesgo, porque muchas veces los impactos de los mismos son enormes y no están contemplados en el primer análisis
Analizar bien cuándo planificar contingencias y cuándo hacer prevención en función de la posibilidad de ocurrencia y el impacto
Dejar todos los supuestos por escrito, incluso de aquello que nos parezcan obvios
Lo importante es ser pragmático en la gestión de riesgos, teniendo en cuenta todo aquello que pueda suceder, pero sin exagerar, porque la probabilidad de que un meteorito destruya la vida en la tierra es muy baja para tenerla en cuenta, pero que se enferme o se vaya un recurso vital y único especialista del proyecto, es muy, pero muy probable, y he perdido la cuenta de cuántas veces encontré en los proyectos, que esto último no estaba contemplado en los riesgos.
Visto esto ¿Estás tomando en serio la gestión de riesgos en tus proyectos?
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