En el mundo de la agilidad y los negocios, planificar bien y armar un presupuesto decente es como tratar de navegar en un bote inflable en medio de un mar agitado.
Sin embargo, con las herramientas correctas, un poco de sentido común y algo de paciencia, es posible mantener el rumbo.
El problema es que muchos líderes, entusiasmados con vender grandes sueños, terminan vendiendo humo, sobreestimando capacidades o subestimando los desafíos.
Como dijo el sabio Confucio: “Un hombre que no planea a largo plazo encontrará problemas en el corto plazo”.
Y no hay frase más acertada para los que, de repente, se encuentran nadando en un océano de problemas de planificación y presupuesto.
Así que, si estás listo para evitar convertir tu empresa en un barco a la deriva, te traigo algunos consejos prácticos basados en la experiencia de nuestra empresa, ROI Agile, para mantenerte firme en la tormenta y no perder el timón.
No planear vender lo que no se puede hacer
¿Te ha pasado alguna vez que te ofrecen un servicio o producto increíble y cuando lo compras resulta ser algo completamente diferente?
Esto pasa mucho cuando las empresas, en su afán por cerrar ventas, prometen cosas que no pueden cumplir.
Y claro, el cliente se va con una tremenda frustración.
Lo primero es ser realista: No vendas lo que no puedes hacer
Esto no solo es una regla básica de honestidad comercial, sino también de supervivencia a largo plazo.
Si le dices a un cliente que le entregarás un Ferrari y le das un triciclo, ya no hay vuelta atrás.
Y cuando planificas proyectos o servicios, esto aplica al 100%.
Es clave entender las limitaciones de tu equipo, de tus recursos y del tiempo disponible.
En nuestra empresa, siempre promovemos la transparencia desde el inicio, asegurándonos de que lo que se promete esté respaldado por la capacidad operativa y técnica del equipo.
Nada peor que comenzar un proyecto bajo promesas irrealizables.
Si no lo puedes hacer, mejor no lo vendas.
Asigna recursos existentes o toma los recaudos y costos de tener que conseguirlos
Suena lógico, pero no siempre se hace: si no tenés los recursos disponibles, no planifiques como si los tuvieras.
Imagínate que tienes que construir un edificio y solo tienes dos albañiles y tres ladrillos. Por más que quieras, no vas a terminarlo a tiempo, ¿no?
En nuestra empresa, una de las primeras preguntas que hacemos cuando comenzamos un proyecto es: ¿Tenemos los recursos necesarios?
Si la respuesta es "no", entonces toca ajustarse, ya sea contratando personal adicional, redistribuyendo recursos o renegociando plazos con el cliente.
El presupuesto también debe reflejar estos movimientos.
Todo esto cuesta dinero, y si no lo contemplas, lo vas a pagar caro al final. Literalmente.
Es como cocinar en casa: si no tienes los ingredientes a mano, ¿cómo vas a seguir esa receta que viste en la TV?
Planifica objetivos SMART
Este es un clásico, pero uno que muchos olvidan en medio del caos de planificaciones y reuniones maratónicas.
Cuando se trata de planificar, los objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Temporales) son el camino a seguir.
Es fácil decir “Queremos aumentar las ventas”, pero es un plan tan vago como decir “Voy a viajar por el mundo” sin saber a dónde primero, ni cuándo, ni con qué dinero.
Para hacer un plan que realmente funcione, desglosa los objetivos en metas claras y alcanzables.
Por ejemplo, si tu meta es aumentar las ventas, define cuánto, en qué período y a través de qué estrategia.
Luego, asegúrate de que ese objetivo sea realista (aumentar las ventas en un 300% en un mes puede sonar ambicioso, pero es más probable que te deje frustrado).
En nuestra empresa, cada paso en la planificación está medido por estos criterios, de lo contrario, todo el plan podría terminar siendo puro humo.
No escondas los riesgos, ponlos sobre la mesa
La tentación de ocultar los riesgos bajo la alfombra es fuerte, especialmente cuando las cosas no pintan bien o cuando no quieres parecer negativo delante de los demás.
Pero esto es como tapar el sol con un dedo.
Los riesgos existen, y si no los abordas, te van a explotar en la cara.
En cada planificación, nuestra empresa coloca los riesgos en el centro de la mesa.
¿Qué puede salir mal? ¿Qué pasa si perdemos un cliente clave o si un proveedor nos falla?
Tener los riesgos a la vista permite que todos estén preparados para lo peor (y de paso, evita dramas innecesarios cuando algo no sale como se esperaba).
¡Y no nos olvidemos de lo importante que es tener un plan B (y C)!
Todo supuesto para presupuestar debe quedar registrado y ser verificado constantemente
¿Sabes lo que arruina más presupuestos que una fiesta en casa? Los supuestos.
Y peor aún, los supuestos que no quedan registrados.
Es como construir un castillo de naipes y luego preguntarse por qué se cayó con la primera ráfaga de viento.
En nuestra empresa, cada suposición que hacemos durante la planificación queda documentada, desde las proyecciones de ventas hasta los costos de los proveedores.
Y más importante aún: estas suposiciones se verifican constantemente.
Si tu presupuesto se basa en la idea de que los precios del proveedor no subirán y luego te das cuenta de que sí lo hicieron, necesitas ajustar el plan antes de que sea demasiado tarde.
El famoso dicho de “El papel aguanta todo” nunca fue tan cierto cuando se trata de planificaciones y presupuestos.
El truco está en asegurarse de que todo lo que pongas en el papel esté fundamentado y, más importante, que lo revises con frecuencia.
Toma riesgos, pero mide antes el impacto de llegar a salir mal
Los riesgos no son el enemigo.
De hecho, muchos de los mayores avances en el mundo de los negocios vinieron de asumir riesgos calculados.
Pero ojo, la clave aquí es calcular esos riesgos.
No se trata de lanzarse al vacío sin un paracaídas y esperar lo mejor.
En nuestra empresa, siempre se analizan las posibles consecuencias antes de tomar decisiones arriesgadas.
¿Qué pasa si esta inversión no da frutos? ¿Cómo afectará al equipo si este proyecto no sale como esperamos?
Tomar riesgos está bien, pero sólo si tienes una idea clara de lo que puedes perder (y de cómo mitigar esos posibles efectos).
No uses un plan para asignar culpables o disparar caza de brujas
Nada mata la moral de un equipo más rápido que una “caza de brujas”.
En lugar de señalar con el dedo cada vez que algo no sale como se esperaba, lo ideal es que el plan sea una guía para corregir el rumbo.
En nuestra empresa, cuando algo no va según lo planeado, el enfoque está en encontrar soluciones, no en buscar culpables.
Las planificaciones y los presupuestos están para ayudarnos a avanzar, no para convertirse en trampas que te hacen caer en el juego de asignar culpas.
Así que si algo sale mal (y probablemente en algún momento lo hará), es mejor centrarse en cómo solucionarlo y aprender de la experiencia.
Ten fe en lo que haces, pero no lo transformes en una religión, porque todo puede fallar
La confianza en tus planes y presupuestos es clave, pero no te vuelvas dogmático.
En los negocios, las cosas cambian, y tu plan perfecto de hace un mes puede volverse obsoleto de la noche a la mañana.
Como lo hacemos en nuestra empresa, ten fe en tu proceso, pero mantente abierto a los cambios.
No te cases con el plan original si las circunstancias te están diciendo que hay que hacer ajustes.
La flexibilidad es lo que realmente puede salvarte el día.
Ten calma en las tormentas y revisa tu mapa de viaje (plan y presupuesto)
Cuando las cosas se ponen feas (y créeme, en algún momento lo harán), es esencial mantener la calma.
Las tormentas empresariales son inevitables, pero en lugar de entrar en pánico, revisa tu mapa: el plan y el presupuesto.
Volver a estos documentos te dará una mejor perspectiva de cómo ajustar el rumbo.
En nuestra empresa, las revisiones periódicas del plan y el presupuesto son una norma, especialmente cuando el barco empieza a tambalearse.
A veces, solo hace falta corregir el curso un poco para seguir avanzando.
Aprende de los errores, ya sea para el próximo año como para el próximo mes
Finalmente, como todo en la vida, la planificación y el presupuesto son procesos de aprendizaje.
Cada error es una lección.
Si no analizas lo que salió mal, estás condenado a repetirlo.
En nuestra empresa, siempre se hace una retrospectiva después de cada proyecto o periodo para identificar qué se pudo haber hecho mejor.
Consejos prácticos para prevenir problemas
Registra todo: Documenta cada supuesto, ajuste y decisión tomada. No te fíes de la memoria.
Revisa y ajusta regularmente: No dejes que el plan o el presupuesto se queden obsoletos.
Sé transparente con los riesgos: Pon sobre la mesa todo lo que podría salir mal y asegúrate de que el equipo esté preparado.
No busques culpables, busca soluciones: El enfoque debe estar en cómo avanzar, no en señalar errores pasados.
Mantén la flexibilidad: Los planes no son inmutables. Adáptalos según lo que las circunstancias te dicten.
Recuerda, planificar bien es como andar en bicicleta: puedes caer, pero lo importante es levantarte y seguir pedaleando.
¡Suerte con tu travesía y nos vemos en el próximo puerto!
Preguntas
Aquí tienes 5 preguntas de autoevaluación para tu empresa:
¿Sabemos exactamente con qué recursos contamos para cumplir nuestros objetivos este año?
¿Hemos identificado y registrado los riesgos principales que pueden afectar nuestras metas?
¿Están nuestros objetivos claramente definidos y son alcanzables dentro de los plazos establecidos?
¿Estamos revisando y ajustando nuestros supuestos financieros regularmente?
¿Contamos con planes alternativos si algo no sale como esperamos?
Estas preguntas ayudan a evaluar si la empresa tiene claridad en sus recursos, riesgos y capacidad de adaptación.
Si una o más respuestas fueron negativas, hay trabajo para hacer y somos los indicados para ayudarte
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