Varios clientes me han planteado la duda sobre si abocarse o no a formalizar sus procesos o a definirlos según alguna mejor práctica existente, esgrimiendo que la mayoría de ellas son moda o un formalismo para tener el cuadrito en la pared, agregando además que a ellos “les iba bien haciendo las cosas como las hacían”.
La primera pregunta mía al respecto es siempre “¿Bien comparado con qué?” ya que estoy completamente seguro que el bienómetro todavía no fue inventado.
Veamos.
Todos sabemos que un proceso es un conjunto de tareas con una entrada y un resultado final útil como salida.
En las empresas ordenadas, cada proceso está claramente identificado en un procedimiento, que no es ni más ni menos que la descripción escrita o gráfica del desarrollo paso a paso del proceso.
Como las organizaciones llevan a cabo procesos para producir bienes y servicios, es muy importante tener éstos bien definidos y documentados para ser previsible.
Cuando se encuentra una forma común de generar una salida definida con una entrada también definida, se genera una práctica, que es la técnica o método utilizado en el desarrollo de un proceso.
Hasta aquí, nada que no hayamos encontrado en cualquier organización donde nos haya tocado desempeñarnos.
Pero claro, si bien hay diferentes formas de hacer lo mismo, hay algunas formas que son superlativas.
Son éstas las mejores técnicas o métodos conocidos hasta el momento y establecen una referencia para el desarrollo óptimo de un proceso.
A esto se le llama Mejores Prácticas, y al grupo de procesos desarrollados según éstas, se le llama Disciplina.
Los esquemas de mejores prácticas internacionales son muchos y para muchas áreas.
Algunos ejemplos:
ITIL (Information technology Infraestructure Library) para las áreas de infraestructura tecnológica
Las normas ISO (International Standards Organization ) para calidad
PMI (Project Management Institute) para las áreas de proyecto
JIT (Just in Time) para minimización de stock de insumos en los procesos productivos
Kaizen para la mejora continua
Kanban en producción (usualmente considerado un subsistema del JIT)
Todas ellas y muchas otras existentes, forman parte de un cúmulo de conocimientos asentados, que siempre es bueno tener en cuenta a la hora de repensar los procesos internos.
Y no porque sí, sino porque estas mejores prácticas están basadas en estudio, desarrollo, e implementación de las mismas en muchas empresas, midiendo resultados durante mucho tiempo y ajustando el procedimiento para que el efecto sea el deseado y el proceso sea el mejor posible.
Esto nos asegura no reproducir esfuerzos ya efectuados y no trabajar tanto a prueba y error.
Entonces, ¿no es posible ser innovador con estos esquemas?
¡Por supuesto que sí!
En primer término, porque uno debiera ser innovador en lo que produce y no en cómo lo produce.
Luego, si aun así piensa que tiene una mejor forma de hacer las cosas, debe también pensar que hay un 99% (para decir un número) de posibilidades de estar intentando hacer algo que ya ha sido probado, usado, descartado y reemplazado por una mejor práctica.
Claro que hay nuevos métodos que surgen día a día, nuevos materiales, nuevos procesos, nuevos entornos, nuevas aptitudes, etc., por lo cual, uno siempre tiene la posibilidad de estar en ese 1% que quizás conforme la mejor práctica del mañana, pero intente no subestimar o desestimar lo ya hecho a nivel profesional en el mundo.
Por último, si aún así piensa ser innovador en los procesos, un consejo desde la experiencia, siempre es mejor tener todo ordenado y con procesos definidos y probados para poder poner foco en alguno y mejorarlo o redefinirlo, que intentar ser creativo inventando desde cero todos los procesos de su empresa.
Créame, realmente, no vale la pena.