Lo primero que podemos decir es que no todas las solicitudes pueden negociarse, pero a veces, cuando tu jefe te pide que hagas algo, debes intentar decir "no".
Por supuesto, antes de hacerlo, debes darle a ese “no” el suficiente contenido y peso para no ser tomado a mal. Para ello, puedes formular una serie de preguntas que te ayudarán a darle forma a los argumentos necesarios para una respuesta negativa.
Aquí va una pequeña lista de ellas:
¿Tengo tiempo para hacerlo?
¿Esta solicitud es urgente o importante?
¿Soy la persona más adecuada para la tarea?
¿Alguien más se adapta mejor al trabajo?
¿Esta solicitud se ajusta a mis metas y objetivos? (deberás tener armada tu Matriz de Acción / Prioridad para determinar este ajuste).
Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es "no", entonces será mejor que te niegues, y el "porqué no" de tu respuesta serán tus argumentos.
Generalmente no es profesional decir "no" a una tarea solo porque no quieres hacerlo, no entiendes cómo hacerlo, te llevará mucho tiempo, o el trabajo es desordenado y complejo, pero si los argumentos son lo suficientemente buenos, seguramente no tendrás mayores problemas.
Ahora, si tu respuesta a la solicitud de tarea es negativa, busca siempre cómo decir que sí a la persona que la solicita.
Debes explicar tu justificación, para que quede claro que solo estás negándote a esta tarea en particular, y posiblemente solo en esta ocasión. Si la otra persona lo entiende es menos probable que tenga una mala impresión, pero es claro que deberás ser firme para mantener la negativa.
Por supuesto, quizás sea necesario negociar diferentes arreglos para acomodar la solicitud de una manera diferente.
Por ello, para no ser negativo con la persona, debes conocer varias cosas y trabajar al respecto:
¿Qué necesita realmente el otro?
Encuentra áreas de flexibilidad, y determina las prioridades.
¿Hay otra forma de satisfacer el requerimiento?
Busca un marco de referencia o un enfoque diferente y propone alternativas de tiempo y recursos.
¿Hay otra forma de satisfacer a esta persona?
Define el objetivo más grande, busca intereses y necesidades comunes.
La forma en que este proceso sea exitosos es tener altos niveles de confianza y buena comunicación entre las partes.
Si bien no hay garantía de que la confianza conduzca a una buena solución, es muy probable que la desconfianza la haga imposible ya que las personas que no confían entre sí tienden a estar a la defensiva, y esto las lleva a buscar "agendas ocultas" o retener información.
Cuando hay confianza es más probable que se comuniquen las necesidades con precisión, que se trabaje en cooperación, y que se lleguen a acuerdos beneficiosos para las partes.
Entre las cosas que podemos hacer para decir “no” pero quedar bien, están:
Diferir nuestra ayuda para otro momento cuando tengamos tiempo
Ofrecer capacitar o ayudar a alguien más para que lo haga
Proponer alternativas que lleguen a los mismos resultados requeridos con otros recursos
Otras que muestren nuestra voluntad, pero que dejen clara nuestra falta de tiempo para cumplir el requerimiento
Seguramente, si somos positivos en la negativa seremos mejor considerados y mantendremos las buenas relaciones en la organización.
No olvidemos que, en algún momento, quizás necesitemos ser nosotros los que tengamos que pedir ayuda o requerir algo...