En la mayoría de las encuestas efectuadas por los múltiples organismos y organizaciones internacionales dedicadas a la medición de proyectos, se encuentra que, tener un cronograma desafiante de proyecto, dificulta, en gran parte de los casos, la entrega en tiempo y forma. Esto sucede tanto para el objetivo, como para la calidad de lo producido en el proyecto.
El problema es que, más de una vez, el cronograma de proyecto no es desafiante sino irrealizable.
Sin duda, intentar satisfacer una línea de tiempo irrazonable, va a agregar presiones que se manifiestan como problemas en la motivación del equipo, en las relaciones interpersonales y seguramente en la relación con el cliente sea este externo o interno.
A su vez, puede usualmente afectar la productividad del equipo por mayor nerviosismo, por saber de antemano que se toma el compromiso de algo que no creen poder cumplir, y por sentir que el cliente es el enemigo que les impuso una fecha por lo que se aprovecha cualquier situación para hacerlo quedar en falta.
Todo esto por supuesto afecta aún más el cumplimiento, ya que ni siquiera tenemos el mejor entorno de trabajo para poder llegar a los objetivos propuestos.
Por todas estas cosas, evitar que un cronograma desafiante se transforme en una meta inalcanzable, puede convertirse en una pesadilla para el gerente del proyecto.
El equipo del proyecto (incluyendo al gerente o PM) es responsable por generar, validar y aceptar el cronograma, y en este ejercicio se debe trabajar mucho en el sentido del desafío y del ejercicio de la profesión.
Muchas veces, la naturaleza humana tiende al menor esfuerzo, como el agua que se escurre por los lugares de menor fricción. Los miembros del equipo prefieren no estresarse, no preocuparse demasiado porque no alcance el tiempo, y por tener holguras en su actividad diaria. Y esto es casi imposible con los cronogramas desafiantes.
Obviamente, si la aceptación ha sido impuesta ("No tienen otra opción"), usualmente le damos una falsa tranquilidad al cliente, pero sabemos desde el inicio que el proyecto será fallido, en tiempo, en forma, o en ambos, y este escenario es el peor que podemos tener desde la gerencia de proyecto porque, o le mentimos al equipo sugiriendo que la fecha final no es importante cuando si lo es y postergamos un poco el desastre, o renunciamos a gerenciarlo.
Un buen PM puede agotar todos los recursos posibles disponibles para cumplir con el proyecto, pero hacer magia no entra en su definición de puesto.
Volviendo a una situación más razonable, es decir, con un cronograma desafiante pero posible, nuestro trabajo será convencer al equipo de su capacidad de lograrlo y de esta manera, hacer que todos compartan la responsabilidad de los problemas que puedan surgir, así como el sentimiento de logro de cada etapa terminada y entregada.
En resumen, el cronograma y la fecha de finalización de un proyecto definitivamente no deben aceptarse a la ligera. Deben ser validados por los miembros del equipo, estar bien planificados por el PM para tener los recursos en tiempo y forma, y estar atentos a que la falta de holgura hace que todo sea crítico y casi cualquier desvío nos impacta de lleno.
Mantener al equipo motivado es otro desafío. Hay que hacer ver los avances y las metas cumplidas como logros y como reafirmación de su profesionalismo, no porque no sea así, sino porque muchas veces el trajinar diario hace que olvidemos estos detalles y pequeños festejos posibles.
También es necesario trabajar todo el tiempo con el cliente, haciéndole conocer los pormenores, los avances y mostrando lo ajustado de las estimaciones, para evitar que cualquier resultado diferente del esperado sea una sorpresa al final.
Por suerte existen las metodologías ágiles que pueden resolver mejor estos entuertos, pero de tener que usar metodologías predictivas, tenemos buenas y malas noticias.
La mala es que este tipo de eventos es muy usual y cotidiano en la gestión de estos proyectos.
La buena, es que, si podemos lidiar con esas situaciones, si solo aceptamos proyectos con cronogramas desafiantes pero posibles y motivamos a nuestros equipos para llevarlos a cabo; si conseguimos tener la entereza, la fuerza necesaria y los conocimientos para convencer a los clientes que las fechas impuestas son un error, entonces nos habremos ganado el título de buenos gestores de proyectos.
Al menos, hasta el próximo proyecto…